Le siège social, qui correspond au domicile juridique de l’entreprise permet de déterminer la nationalité de l’entreprise, et a fortiori la loi applicable et le tribunal compétent en cas de conflit. Une entreprise doit obligatoirement posséder un siège social afin d’avoir une localisation physique, notamment pour avoir une adresse administrative. Une entreprise ne peut toutefois en avoir qu’un seul. Le siège social doit obligatoirement être mentionné dans les statuts, sur les factures, les courriers et également sur le Kbis.
Il ne faut toutefois pas confondre le siège social avec les lieux d’exploitation de l’entreprise. Cependant, il est tout à fait possible que l’activité soit également réalisée au siège social de l’entreprise.
Ce siège social est également l’endroit dans lequel se tiendront les assemblées générales des associés car il s’agit du siège des décisions collectives. Cependant, le siège social peut aussi n’être qu’une simple « boîte-aux-lettres ». Ainsi, il est possible pour l’entreprise de fixer son siège social dans un local commercial, dans un centre d’affaires, chez le représentant de la société.
Cet article traitera des obligations légales liées au siège social d’une entreprise ainsi qu’aux éléments à prendre en compte pour choisir son siège social et en changer.
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Sommaire
Choisir le siège social d’une entreprise
Une entreprise dispose de plusieurs options pour choisir où sera son siège social. Cette décision dépend de la situation de la société.
Les choix qui s’offrent au gérant sont les suivants :
– La société peut acheter le local où elle va s’installer et ainsi être propriétaire du lieu du siège social. Ce bien immobilier figurera à l’actif du bilan de la société.
– La société peut louer un local commercial en fonction des besoins de la société. Il s’agit d’une solution peu avantageuse car les baux commerciaux représentent un coût très important pour les sociétés ce qui peut handicaper les entreprises qui se lancent et qui n’ont pas beaucoup de trésorerie. Toutefois, dans l’hypothèse où l’activité est exercée au siège social et que la société doit accueillir des clients, il est recommandé de choisir cette option de la location d’un local commercial.
– Le gérant de la société peut choisir une domiciliation du siège social. Elle peut faire appel à une entreprise de domiciliation commerciale, auquel cas il faudra obtenir l’agrément préfectoral. Il est important de noter qu’en choisissant une entreprise de domiciliation, la société obtiendra une adresse administrative dans des zones souvent implantés dans des quartiers dynamiques. Il est également possible de choisir le domicile personnel du représentant légal de la société comme lieu de domiciliation. Dans cette hypothèse, il faut veiller à ce que le bail ou le règlement de copropriété ne l’interdise pas. Choisir le domicile personnel du gérant permet d’éviter les démarches de transfert de siège que nous verrons dans la suite de l’article. Cela peut être notamment très utile si la société connaît une forte croissance ou si la société n’accueille pas de clientèle et si l’activité n’est pas réalisée au siège social.
Nota bene : Il est possible de fixer le siège social au domicile personnel du dirigeant de la société. Toutefois, il n’est pas possible de le fixer au domicile d’un associé si celui-ci n’est pas également le dirigeant de la société.
– La société peut également utiliser un des locaux mis à disposition par une autre entreprise pour fixer son siège social. C’est une pratique très répandue.
L’influence du lieu du siège social de l’entreprise
Le siège social revêt une importance particulière car elle confère à la société une nationalité particulière et donc la compétence d’un juge sur un territoire. Cela a également des implications d’ordre fiscales importantes puisque la contribution économique territoriale (CET) dépendra du territoire.
De plus, le siège social représente également l’image de l’entreprise et doit donc être cohérente avec l’activité de l’entreprise et ses valeurs.
Lorsque la société réfléchit à la localisation ou le type d’endroit qu’elle souhaite pour son siège social, elle doit également prendre en compte les réglementations à respecter selon le type d’activité et le critère de l’accueil de clientèle au sein des locaux. Enfin, dans l’hypothèse où l’activité de l’entreprise est exercée au sein même du siège social, il faut veiller à vérifier que l’activité puisse être exercée de manière effective dans les locaux du siège social.
Les obligations légales liées au siège social d’une entreprise
Il est obligatoire de déclarer le domicile juridique au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) du Greffe du Tribunal de commerce compétent lors de l’immatriculation de l’entreprise ou lors d’un transfert de siège social en cours de la vie sociale. A la suite de cette formalité, l’entreprise recevra un justificatif de jouissance des lieux.
Par ailleurs, même si le siège social a été placé au domicile personnel du gérant, un justificatif de domicile de moins de 3 mois doit être fourni par ce dernier.
Les formalités relatives au changement de siège social d’une entreprise
Au cours de la vie sociale, une société peut changer de siège social plusieurs fois, notamment lorsque la société connaît une croissance importante et exponentielle.
Une entreprise peut choisir de changer d’adresse de siège social lorsque par exemple le siège social était fixé au domicile personnel du représentant légal de la société et que ce dernier a été remplacé par un autre représentant, lorsque le bail commercial est arrivé à son terme, lorsque la société connaît une croissance qui nécessite de plus grands locaux ou encore pour des raisons de réputation et d’image de l’entreprise. De manière plus simple, le transfert de siège social peut aussi survenir si les charges sont trop élevées et que le gérant souhaite réduire les coûts.
S’agissant des formalités pour changer de siège social, il est obligatoire de convoquer les associés et de prendre la décision de transfert social de manière collective, en assemblée générale et de retranscrire cela dans un procès-verbal. Une modification des statuts de la société devra également être respectée ainsi qu’un enregistrement de la formalité auprès du greffe du tribunal de commerce compétent effectué afin que la décision soit valable.
Dans le cas où une société souhaite transférer son siège social à l’étranger, il faudra passer par la dissolution de la société en question ainsi que la création d’une société étrangère.
