Quelles règles entourent la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) est une formalité obligatoire à prendre en compte pour les sociétés, depuis le 2 août 2017. C’est la loi Sapin II sur la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique du 9 décembre 2016 qui a mis en place cette obligation à accomplir pour les sociétés, que l’on retrouve à l’article L.561-2-2 du Code monétaire et financier. Cette inscription, sur le registre des bénéficiaires effectifs, de l’identité de toutes les personnes physiques qui exercent le contrôle effectif de la société a pour objectif d’améliorer la transparence de la vie des affaires, et de renforcer la lutte contre la corruption et le blanchiment d’argent.

L’obligation d’inscription sur le registre des bénéficiaires effectifs

La définition d’un bénéficiaire effectif

L’article R.561-1 du Code monétaire et financier donne une définition claire du bénéficiaire effectif. 

Le bénéficiaire effectif correspond à :

• Toute personne possédant, directement ou indirectement, plus de 25% du capital ou des droits de vote de la société ou entité déclarante ;
• Ou, à défaut, la personne exerçant un contrôle au sens des 3° et 4° du I de l’article L. 233-3 du Code de commerce sur les organes de direction ou de gestion au sein des sociétés et des organismes de placement collectifs (détermination en fait, par les droits de vote dont elle dispose, des décisions dans les assemblées générales, pouvoir de nomination ou de révocation de la majorité des membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance)

Nota bene : Si aucune personne physique ne peut être identifiée comme bénéficiaire effectif avec les critères ci-dessus, on désigne alors le représentant légal (ou les représentants légaux) de la société comme bénéficiaire effectif selon l’article R. 561-1 à R. 561-3.

Les entités soumises à l’obligation et exemptes

Les entités tenues de respecter l’obligation de déclaration

Sont tenues de déclarer leurs bénéficiaires effectifs toutes les personnes morales immatriculées au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Il s’agit donc des sociétés listées ci-après :

• Les sociétés par actions (SAS, SASU, SA, SCA) ;
• Les sociétés commerciales de personnes (SARL, EURL, SNC) ;
• Les sociétés civiles (SCI de tout type, SCCV, SCP) ;
• Les associations loi 1901 (seulement si elles sont immatriculées) ;
• Les organismes de placement collectif ;
• Les groupements agricoles d’exploitation en commun (GAEC) et les groupements d’intérêt économiques (GIE).

Les entités exemptées de déclaration

En vertu de l’article L. 561-45-1 du Code monétaire et financier, sont exemptées de l’obligation de déclarer les bénéficiaires effectifs, les sociétés dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé en France ou dans un autre État partie à l’accord sur l’Espace économique européen, ou les sociétés qui sont soumises à des obligations de publicité conformes au droit de l’Union européenne.

Les personnes ayant accès aux informations figurant sur le registre des bénéficiaires effectifs (RBE)

Le registre des bénéficiaires effectifs n’est pas un document accessible au public. En effet, seules les personnes listées ci-après y ont accès :

• Le représentant légal de la société ;
• Les magistrats ;
• Les entités listées aux articles R. 561-27 et L.561-2 du Code monétaire et financier (établissement de crédit) ;
• Les organismes de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (TRACFIN par exemple) ;
• Toute personne justifiant d’un intérêt légitime, sur ordonnance rendue par le juge commis à la surveillance du Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Les obligations à la charge des entités assujetties

Les entités ont quelques obligations dans le cadre du contrôle des bénéficiaires effectifs. En effet, les entités assujetties doivent impérativement obtenir et conserver des informations exactes et actualisées sur leurs bénéficiaires effectifs de manière permanente. Par ailleurs, elles doivent déclarer au RCS les informations relatives aux bénéficiaires effectifs (éléments d’identification, domicile personnel et modalités de contrôle qu’ils exercent sur la société ou l’entité) en vertu de l’article L. 561-46 du Code monétaire et financier.

Les modalités de déclaration des informations relatives aux bénéficiaires effectifs

Selon l’article R. 561-55 du Code monétaire et financier, la déclaration est effectuée lors de la demande d’immatriculation. 

Ce même article prévoit qu’une inscription modificative doit être demandée par la société ou l’entité dans les 30 jours suivant tout fait ou acte rendant nécessaire la rectification ou le complément des informations déclarées.

Quand modifier le registre des bénéficiaires effectifs ?

Il est impératif de modifier le registre des bénéficiaires effectifs de la société à chaque fois qu’un événement affecte le contrôle de la société. Cela peut être par exemple une cession de parts sociales ou d’actions, l’émission de nouveaux droits de vote, la détention d’actions à droit de vote double, la signature d’un pacte d’actionnaires, l’arrivée ou le départ d’un associé.

 La modification génère à chaque fois un coût supplémentaire.

Les sanctions prévues en cas de non-déclaration des bénéficiaires effectifs

En vertu de l’article L.561-49 du Code monétaire et financier, le non-respect des obligations liées au dépôt du registre des bénéficiaires effectifs est puni par la loi. Ainsi, le fait de ne pas déclarer les bénéficiaires effectifs au registre du commerce et des sociétés, ou d’y reporter des informations fausses, incomplètes ou erronées, volontairement ou non sont sanctionnés.

La société ainsi que le représentant légal à titre personnel peuvent subir des sanctions.

Les sanctions encourues par le représentant légal

• 6 mois d’emprisonnement
• 7 500€ d’amende
• Interdiction du statut de gérance
• Privation des droits civils et civiques

Les sanctions encourues par la société

• 37 500€ d’amende
• Dissolution de la société
• Placement sous surveillance judiciaire
• Exclusion des marchés publics

La procédure pour déclarer les bénéficiaires effectifs sur le registre

Pour déclarer les bénéficiaires effectifs, le formulaire M’BE doit être complété pour chaque bénéficiaire effectif puis déposé au greffe du tribunal de commerce.

Nota bene : Lorsque le dépôt du formulaire M’BE est déposé en même temps que la demande d’immatriculation de la société, il faut cocher la case « Intercalaire (Suite des M0 – M2 – M3) ».

Quels formulaires remplir pour la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Le représentant légal de la société doit remplir 3 formulaires différents pour déclarer les bénéficiaires effectifs.

Formulaire DBE-S-1

Ce document contient les renseignements relatifs à l’identification de la société : 

–       La dénomination sociale ;

–       La forme juridique ;

–       L’adresse du siège social ;

–       Le numéro SIREN ;

–       Le greffe d’immatriculation.

Sont également précisées les informations personnelles du premier bénéficiaire effectif ainsi que les modalités de son contrôle sur la société.

Formulaire DBE-S-2

Ce formulaire correspond à un intercalaire qui doit être ajouté au registre des bénéficiaires effectifs pour tout bénéficiaire effectif supplémentaire.

Formulaire DBE-S-bis

Cet intercalaire est prévu pour indiquer les modalités du contrôle exercé sur la société par le bénéficiaire effectif lorsqu’il ne s’agit pas d’une simple détention de capital et/ou de droits de vote strictement supérieure à 25%.

Il a été rappelé en jurisprudence qu’il n’est pas obligatoire de remplir les formulaires proposés par le greffe, et qu’il est possible d’utiliser ses propres modèles de déclaration à la condition qu’ils contiennent les informations requises par l’article R. 561-56 du Code Monétaire et financier (T. Com. Bobigny, ord., 18 mai 2018, n°2018S07031).

Une fois complétés, les formulaires doivent être datés et signés par le représentant légal de la société ou l’entité juridique qui réalise le dépôt.

Quelles informations transmettre à propos des bénéficiaires effectifs ?

Les informations relatives aux bénéficiaires effectifs qui doivent figurer sur les différents intercalaires sont :

–       Nom ;

–       Prénoms ;

–       Nom d’usage ;

–       Date et lieu de naissance ;

–       Nationalité ;

–       Adresse personnelle ;

–       Modalités de contrôle ;

–       Date du début du statut de bénéficiaire effectif.

Nota bene : les informations renseignées doivent obligatoirement être conformes avec celles figurant sur l’extrait Kbis de la société sous peine de rejet du dépôt par le greffe. En cas de rejet, la société doit à nouveau faire un dépôt dans un délai de 30 jours et payer à nouveau les frais afférents.

Les modalités de dépôt

La déclaration peut être déposée auprès du greffe du Tribunal de commerce de plusieurs manières :

• Par voie papier ;
• Par voie dématérialisée grâce à la procédure de dépôt du RBE sur le site Infogreffe.

Le coût du dépôt du RBE au greffe

L’inscription au registre des bénéficiaires effectifs est payante. 

Les tarifs applicables en 2021 sont les suivants :

–    Environ 24€ TTC en cas de dépôt du premier document relatif au bénéficiaire effectif lors de la demande d’immatriculation ou dans les 15 jours de la demande ;

–       55 € TTC en cas de premier dépôt au registre des bénéficiaires effectifs ;

–       47 € TTC en cas de dépôt modificatif du bénéficiaire effectif de la société.

Par Inès Belkheiri – Juriste