Toutes les sociétés, excepté les microentreprises qui sont soumises à un régime simplifié, doivent tenir une organisation comptable spécifique. Le code de commerce prévoit que la comptabilité de la société doit être obligatoirement régulière c’est-à-dire établie selon des règles comptables, sincère et fidèle à la réalité de la société. En plus d’être obligatoire, la tenue de la comptabilité est primordiale pour une bonne gestion d’une société, et permet notamment de prévenir des difficultés financières évitables. Parmi les livres comptables que la société doit tenir, le livre-journal, le grand livre, le livre inventaire, le livre des recettes, les comptes annuels sont les plus importants.
Les entreprises peuvent tenir leur comptabilité elles-mêmes ou faire appel aux services d’un expert-comptable. Si les ressources financières sont suffisantes, il est préférable de faire appel à un professionnel car en cas de problème relatif aux chiffres inscrits en comptabilité, cela relèvera de la responsabilité de l’expert-comptable et non de l’entreprise. Cela revêt une importance particulièrement importante puisque le fait de tenir une comptabilité fictive ou inexacte est passible d’une amende de 500 000 € et d’une peine d’emprisonnement de 5 ans. Par ailleurs, la comptabilité doit être tenue dans la monnaie nationale.
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Sommaire
Le livre journal
Le livre journal répertorie de manière chronologique toutes les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise en écriture comptable (transcrite selon la logique débit/crédit). Pour chaque écriture comptable, il faut avoir une pièce justificative, telle qu’une facture. Il est possible de faire sa comptabilité de manière manuscrite mais il est conseillé de le faire avec un logiciel comptable afin de gagner du temps et de l’espace. Dans ce cas, le livre doit être identifié, numéroté et daté.
Nota bene : Les livres comptables doivent être tenus sans altération, ni rature, ni blanc. Si une erreur a été faite, il ne faut pas gommer ou barrer, il faut réaliser une écriture de régularisation ou d’annulation (comptabilisation en négatif).
Le livre journal est obligatoire pour :
- les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d’imposition ;
- les sociétés commerciales (SARL, SAS, EURL, etc.) ; et
- les professionnels libéraux soumis au régime de la déclaration contrôlée (ils doivent préciser l’identité de leur client, le montant, la date et la forme du versement des honoraires).
Pour les autres professionnels, ce n’est pas obligatoire mais il est fortement conseillé de tenir un livre-journal.
Le grand livre
Il reprend les écritures du livre-journal et les ventile par nature de compte les informations saisies. Il est important de noter qu’il n’y a aucune forme particulière requise.
La tenue du grand livre est obligatoire pour :
- les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d’imposition ; et
- les sociétés commerciales (SARL, SAS, EURL, etc.).
Nota bene : Le livre-journal et le grand livre peuvent être détaillés en de multiples livres auxiliaires selon les besoins de l’activité (livre de caisse, livre des achats, livre de vente, livre de banque, livre de chèques postaux, livre des effets à recevoir, livre des effets à payer, etc). Ces livres auxiliaires sont facultatifs mais peuvent faciliter une bonne gestion de l’entreprise.
Le livre inventaire
L’inventaire correspond à un relevé qui précise la quantité et la valeur de chaque élément d’actif et de passif détenus par l’entreprise, à la date de l’inventaire. Il est assez détaillé car chacun des potes du bilan doit être retranscrit. On y retrouve donc les immobilisations corporelles et incorporelles, les stocks, les dettes fournisseurs etc.
Les données d’inventaire ne doivent être altérées d’aucune sorte et peut être tenu sous forme électronique à condition qu’il soit numéroté, identifié et daté.
Ce document comptable est obligatoire pour :
– les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d’imposition ;
– les sociétés commerciales (EURL, SARL, SAS, etc.).
Toutefois, il est important de préciser que cette obligation ne concerne que les entreprises créées avant le 1er janvier 2016 car avant cette date, il n’est plus obligatoire (même s’il reste vivement conseillé). Il doit être impérativement conservé pendant 10 ans.
Le livre des recettes
Il permet de tenir de manière chronologique les recettes perçues, en distinguant si les règlements se font en espèce ou autrement avec en référence des pièces justificatives si nécessaire.
Il doit être obligatoirement numéroté et ne comporter aucune altération.
Ce document comptable est obligatoire pour :
- les entreprises soumis au régime fiscal de la micro-entreprise ;
- les professionnels libéraux relevant du régime déclaratif spécial « micro-BNC » (de même que pour les professionnels libéraux soumis au régime de la déclaration contrôlée, ils doivent préciser l’identité de leur client, le montant, la date et la forme du versement des honoraires).
Le registre des achats
Il récapitule de manière annuelle le détail des achats avec en annexe les factures, en distinguant selon le mode des règlements.
Ce document comptable est obligatoire seulement pour les entreprises soumises au régime fiscal micro-BIC, et exerçant une activité de location de logement, de vente de marchandises, d’objets, fournitures et denrées à emporter ou consommer sur place.
Le registre des immobilisations et des amortissements
Ce document, qui n’est soumis à aucune forme particulière, doit néanmoins comporter certaines mentions et notamment :
- la date d’acquisition et le prix de revient des éléments d’actif affectés à l’exercice de l’activité ;
- le montant des amortissements relatifs à ces éléments d’actif ;
- le prix et la date de cession de ces éléments d’actifs.
Il est obligatoire pour les professions libérales soumises à la déclaration contrôlée.
Les comptes annuels
Le bilan
Le bilan est l’un des documents comptables les plus importants. Il s’agit d’une photographie du matrimoine de l’entreprise à un instant.
Il est divisé en deux parties :
- l’actif correspondant aux éléments ayant une valeur positive dans le patrimoine (immobilisations, comptes bancaires créditeurs, stock, etc.) ;
- le passif correspondant aux éléments ayant une valeur négative dans le patrimoine (capitaux propres, endettements).
Le compte de résultat
Le compte de résultat a pour objectif de refléter les résultats de l’entreprise en faisant Produit – Charges. Si cette différence est positive, cela signifie que l’entreprise a fait un bénéfice. Si cette différence est négative, cela signifie que l’entreprise a fait une perte sur l’exercice social.
Les annexes
Les annexes correspondent à des tableaux et autres informations complémentaires qui permettent de préciser les dépenses qui figurent également dans le compte de résultat et le bilan. Il s’agit donc du document le plus volumineux, qui doit être obligatoirement conservé pendant 10 ans.
