Le dépôt des comptes annuels est-il obligatoire? – Avocats d’affaires

Les sociétés commerciales et certaines autres structures doivent tenir des comptes annuels reflétant les enregistrements comptables et l’inventaire. Ces comptes sociaux sont établis par les dirigeants de la société (président, directeur général, gérants, conseil d’administration, directoire, etc.) à la clôture de chaque exercice afin qu’il soit procédé à leur approbation par les associés ou actionnaires.

Dans les sociétés pluripersonnelles, le ou les dirigeants doivent obligatoirement convoquer les associés ou actionnaires en assemblée générale afin de leur soumettre pour approbation les comptes annuels dans les six mois à compter de la clôture de l’exercice. Dans les sociétés unipersonnelles (EURL et SASU), il revient à l’associé unique d’approuver les comptes annuels.

Dans le mois suivant leur approbation, les comptes annuels devront alors être déposés au greffe du tribunal de commerce, pour être annexés au registre du commerce et de l’industrie (RCS).

Le principe de l’obligation annuelle d’approbation et de dépôt des comptes sociaux étant exposé, il convient désormais de préciser le champ d’application et les conditions de ce dépôt.

Les sociétés concernées et les documents à déposer

Société tenus de déposer leurs comptes annuels

L’obligation de déposer les comptes sociaux annuels en annexe du RCS concerne en principe toutes les sociétés commerciales. Toutefois, d’autres formes juridiques d’entreprises sont également susceptibles d’être concernées.

Sociétés commerciales. – Plus précisément, les sociétés commerciales tenues au dépôt sont :

• Toutes les sociétés à responsabilité limitée: forme à associés multiples (SARL) ou à associé unique (EURL).

• Toutes les sociétés par actions : société anonyme (SA), société par actions simplifiée (SAS) et société en commandite par actions (SCA).

• Certaines sociétés de personnes : certaines sociétés en nom collectif (SNC ne comportant aucun associé personne physique) et toute société en commandite simple (SCS).

• Les sociétés européennes dont le siège social est établi en en France (SE).

• Les sociétés commerciales étrangères (c’est-à-dire dont le dont le siège social est situé à l’étranger) dès lors qu’elles ont ouvert au moins un établissement en France.

Sociétés de nature civile. – Au-delà des sociétés commerciales, certaines sociétés de nature civile sont également soumises à l’obligation de dépôt de leurs comptes: les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAS, SELAFA, et SELCA.) et certaines sociétés coopératives agricoles.

Toutes les autres sociétés comme les SNC comportant au moins un associé personne physique ou les SCI ne sont pas concernées par l’obligation de dépôt des comptes annuels. Les autres formes d’organisation d’entreprise ne sont pas davantage concernées. Ainsi, les entrepreneurs individuels (hors EIRL) ne sont pas  plus tenus au dépôt.

Les comptes et documents sociaux soumis au dépôt

Les comptes annuels et documents sociaux suivants doivent être signés (pour les originaux) et certifiés conformes (pour les copies déposées) par le représentant légal de la société.

Les comptes annuels.-  Les états financiers de l’exercice doivent êtes déposés comme un tout indissociable. Sous réserve d’éligibilité pour une présentation simplifiée et pour certaines exemptions, il s’agit du bilan, du compte de résultat et de l’annexe.

Les documents sociaux accompagnant  les comptes annuels. – S’il y a lieu, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes sera joint aux comptes annuels. De plus, devra également être déposé le procès-verbal de l’assemblée générale ou de l’associé unique d’approbation des comptes comportant la proposition d’affectation du résultat de l’exercice et la résolution d’affectation votée. Lorsque l’associé unique assume seul la  direction de la société, le dépôt au greffe de l’inventaire et des comptes annuels dûment signés vaut approbation de ces derniers, ce qui l’exempte du dépôt de la proposition  et de la résolution d’affectation du résultat.

Les documents spécifiques à certaines sociétés. – Les groupes de sociétés sont tenus de déposer des comptes consolidés (et toute une série de rapports liés à la consolidation, à l’instar du rapport sur la gestion du groupe). Quant aux sociétés cotées, elles devront joindre leur rapport de gestion. Les SA à directoire et les SCA devront, en outre, déposer le rapport du conseil de surveillance. 

Tribunal compétent, délai et publicité des comptes

Modalités de dépôt

Dépôt sur place ou par courrier. – Le dépôt des comptes sociaux annuels peut s’effectuer directement au greffe du Tribunal de commerce du lieu où est situé le siège social de l’entreprise. Ce dépôt peut également s’opérer par lettre recommandée avec accusé de réception.

Dépôt électronique. – Les comptes sociaux peuvent également être déposés sous forme numérisée à partir de la plateforme infogreffe.fr.

Coût du dépôt. – Le dépôt des comptes sociaux est une formalité payante. En fonction de la voie choisie (pièces déposées sur place, par courrier ou par voie électronique), cette formalité sera prise en compte après l’acquittement d’un tarif compris entre 45,28 € et 47,50€ (tarifs en vigueur en 2020).

Délai de dépôt

Délai de principe d’un mois. – Les comptes annuels doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce, pour être annexés au registre du commerce et de l’industrie (RCS), dans le mois suivant leur approbation. En cas de refus d’approbation des comptes, une copie de la délibération de l’assemblée ou de l’associé unique attestant de ce refus doit tout de même être déposée dans le même délai.

Délai de dépôt par voie électronique. – Ce délai de dépôt est porté à deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique.

Sanction du défaut de dépôt. – À défaut de se conformer au dépôt des comptes sociaux dans les délais requis, la société encourt une amende de 1 500 euros. En outre, une injonction sous astreinte à destination du représentant légal de la société peut être sollicitée en justice afin que la société se conforme à ses obligations déclaratives.

Publicité et confidentialité des comptes sociaux

Principe de publicité au BODACC. – À la suite de leur réception par le greffe du Tribunal de commerce, les comptes annuels de la société sont publiés au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). 

Dérogation : la déclaration de confidentialité.-  Le dépôt des comptes annuels pourra toutefois être accompagné d’une déclaration de confidentialité si la société en est éligible. En effet, les dirigeants peuvent préférer que leurs comptes sociaux ne soient pas publiés.  Pour bénéficier de cette option, la société doit correspondre à la définition légale des micro-entreprises ou des petites entreprises, qui repose sur les critères suivants et actuellement en vigueur à la date de publication de ce dossier : 

– Les micro-entreprises : Au sens des textes réglementaires, une micro-entreprise est celle qui n’excède pas au moins deux des trois critères suivants : un total de bilan de 350 000€ ; un montant de chiffre d’affaires de 700 000€ ;  un effectif moyen de 10 employés.

-Les petites entreprises : Entre dans la catégorie des petites entreprises au sens des textes réglementaires une entreprise qui n’excède pas les trois critères suivants : un total du bilan de 6 000 000 €, un montant net de chiffre d’affaires de 12 000 000 €, et un effectif moyen de 50 salariés.

Si l’option de confidentialité est recevable, il convient d’avoir à l’esprit qu’en toute hypothèse les comptes sociaux de la société peuvent toujours être communiqués dans leur intégralité aux autorités judiciaires et administratives ainsi qu’à d’autres institutions comme la Banque de France.

Avocats d’affaires

Fort de son expérience du droit des sociétés et de la gouvernance d’entreprise, le cabinet d’avocats Billand & Messié conseille sa clientèle composée de dirigeants sociaux et d’associés ou d’actionnaires avec la plus haute exigence professionnelle afin qu’ils puissent accomplir les démarches juridiques applicables à leur activité dans le respect de la législation et de la réglementation en vigueur.