Délégants, subdélégants, délégataires, subdélégataires, subdélégations de pouvoirs : autant de termes familiers pour tout dirigeant ou chef d’entreprise.
En effet, la délégations de pouvoirs est l’outil permettant la répartition des pouvoirs de direction au sein de l’entreprise entre les différents directeurs, cadres, ou autres salariés dotés de pouvoirs spécifiques.
La validité de la délégation conditionne l’efficacité du transfert de responsabilité qu’elle provoque. Il est ainsi essentiel de la rédiger précisément et de s’assurer, pendant toute la durée de la délégation, du respect de ses conditions de validité.
Les avocats du cabinet Billand & Messié vous présentent les points d’attentions et conditions relatives à la délégation de pouvoirs ainsi qu’à son efficacité.
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Sommaire
Qu’est ce que la délégation de pouvoirs?
Un contrat précis liant un délégant à un délégataire
Juridiquement, la délégation de pouvoirs est un contrat de mandat liant le délégant au délégataire. Ce contrat est réglementé par les Articles 1984 et suivants du Code civil. La délégation, outre les conditions de validité spécifiques présentées ci-dessous, doit ainsi respecter les conditions générales de validité d’un contrat, et être de préférence formalisée dans un document signé de la main des personnes concernées.
En effet, quand bien même les délégations de pouvoirs ne sont théoriquement pas soumises à un formalisme particulier, nos avocats recommandent d’établir un acte de délégation permettant de démontrer que :
- la délégation est certaine et exempte d’ambiguïté,
- son champ et de sa durée sont définis avec suffisamment de précision,
- le délégataire a été informé de ses pouvoirs, mais aussi de ses obligations et de la responsabilité pénale qu’il encourt et qu’il accepte.
Une rédaction minutieuse de la délégation doit être réalisée eu égard aux enjeux (commerciaux et pénaux) qui y sont attachés.
Un instrument de transmission du pouvoir hiérarchique par le mandataire social
Le dirigeant mandataire social (figurant sur l’extrait Kbis de la société concernée), dispose de la faculté de transférer à certains salariés le pouvoir d’organiser le fonctionnement de l’entreprise et de veiller au respect des instructions données aux salariés, prestataires ou partenaires.
Cette délégation du pouvoir hiérarchique, autrement dit du pouvoir « d’imposer un contrainte à autrui« , peut être multiple. Le Président (ou Gérant, ou Directeur Général, ou Président-Directeur Général) désigne généralement :
- un Directeur financier ;
- un Directeur opérationnel ;
- un Directeur des ressources humaines ;
- un Directeur marketing ;
- et toute personne responsable d’un service particulier de l’entreprise (informatique, recherche et développement, stratégie etc…).
Dans les sociétés d’une taille significative, la tache du Dirigeant consiste ainsi à contrôler et à coordonner l’action de ses différents directeurs, ou chefs de services, tout en veillant à ce qu’ils disposent des moyens matériels et financiers permettant un exercice effectif des missions déléguées.
Les conditions de validité de la délégation de pouvoirs
Pour être valable, une délégation de pouvoir doit répondre à certaines conditions attachées:
- aux personnes : compétences, autonomie, moyens et autorité du délégataire, et existence d’un lien hiérarchique ou a minima d’autorité entre le délégant et le délégataire, et
- au contenu de la délégation en elle-même.
Le délégant, ou le subdéléguant, doit disposer des pouvoirs qu’il délègue
Notre cabinet observe, dans certains groupes,un enchevêtrement de délégations et subdélégations, parfois désordonnées.
Il convient donc de veiller, chaque fois qu’une délégation est consentie, à ce que le délégant détienne bien les pouvoirs délégués (en vertu de la loi ou d’une délégation qui lui a été octroyée – il sera alors qualifié de « subdéléguant« ).
De la même façon, le délégataire ne doit pas subdéléguer des pouvoirs plus larges que les pouvoirs dont il dispose juridiquement. Des règles identiques s’appliquent en cas de co-délégation (deux délégants et un délégataire).
Le délégataire doit être placé sous l’autorité du délégant
Les délégataires doivent être placés sous l’autorité hiérarchique du délégant ou du successeur ayant les mêmes fonctions.
Par sécurité, il est recommandé de stipuler l’existence du lien hiérarchique au sein du contrat de travail ou de la délégation.
Le délégataire doit disposer de la compétence, de l’autorité et des moyens matériels et financiers adaptés
- Compétence du délégataire : il convient de s’assurer que le délégataire soit effectivement compétent pour exercer les pouvoirs délégués. A ce titre, l’expérience professionnel et les diplômes obtenus par le délégué permettent de présumer de cette compétence, de même qu’une période d’essai concluante.
- Autorité du délégataire : les préposés du délégataire doivent être tenus de répondre à ses instructions (tel que cela doit être stipulé au sein de leur propre contrat de travail, ou d’instructions écrites transmises par leur supérieur ultime ou intermédiaire). La délégation sera inefficace si l’entreprise ne s’assure pas que ses délégataires sont effectivement investis de pouvoirs hiérarchiques leur permettant d’exiger des salariés ou prestataires sous leur autorité le respect des consignes données.
- Moyens matériels et financiers : outre la compétence et l’autorité dont la délégataire doit disposer, ce dernier doit en outre pouvoir affecter des moyens matériels (outils, véhicules, espaces, locaux…) et financiers qui lui permettent de réaliser sa mission. L’entreprise doit ainsi s’assurer que le délégataire est mis dans des conditions lui permettant raisonnablement d’exercer les pouvoirs qui lui sont délégués.
Le délégant doit surveiller activement le délégataire et exiger des comptes rendus réguliers
La délégation de pouvoir n’est efficace que pour autant que le délégant, une fois la délégation mise en place, s’assure de l’exécution effective, par le délégué, de ses missions.
Nous recommandons de formaliser cette surveillance, notamment au travers de demande de comptes rendu, de procès-verbaux de réunions d’étape, voire de simples emails. En cas de survenance d’un litige, l’exercice du délégant consistera à démontrer qu’il a effectivement contrôlé l’exécution des missions du délégué (d’où l’utilité de « laisser des traces écrites »).
La délégation doit être autorisée par la loi
Une analyse au cas par cas doit être réalisée avant de procéder à la délégation. Par exemple, en matière de délit d’entrave, le transfert de responsabilité pénale du chef d’entreprise vers le délégataire n’est pas systématique et est admis de façon restrictive par la jurisprudence. La responsabilité du seul chef d’entreprise peut ainsi être retenue malgré l’existence d’une délégation de pouvoirs
Le transfert de responsabilité provoquée par la délégation de pouvoirs valide
Un transfert de responsabilité conditionné
La délégation de pouvoirs répondant aux conditions visées ci-avant permet un transfert efficace de responsabilité, notamment en cas d’ouverture d’une procédure pénale.
Il convient donc d’en respecter scrupuleusement les conditions de validité et de s’assurer, pendant toute la durée de la délégation, que le délégué dispose de la compétence, des moyens et de l’autorité nécessaire, tout en organisant des comptes rendus et contrôles réguliers permettant au délégant de surveiller les actions du délégataire.
En cas d’existence d’une chaine de délégation, des conditions strictement identiques s’appliquent au subdéléguant et délégataire : le juge vérifiera ainsi que chaque subdélégation est bien valide, de façon à transférer la responsabilité pénale sur le délégué ultime.
Le transfert de la responsabilité pénale relative aux infractions non intentionnelles, du chef d’entreprise vers le délégataire, qui est l’un des principaux effets recherchés par le délégant, est susceptible de ne pas s’effectuer : soit (i) parce que la délégation de pouvoirs n’est pas possible ou valide (cf. ci-dessus), soit, évidemment, (ii) en cas de participation du délégant à la commission de l’infraction.
Effet des délégations invalides
Outre la responsabilité personnelle du délégant en matière d’infractions non intentionnelles, l’invalidité d’une délégation génère plusieurs effets indésirables.
Sort des contrats passés par le titulaire d’une délégation de pouvoirs irrégulière
La validité des contrats conclus par le délégataire titulaire d’une délégation de pouvoirs irrégulière ne devrait pas pouvoir être remise en cause par le cocontractant qui invoquerait l’irrégularité de la délégation pour se défaire de ses obligations contractuelles
En effet, seule la société irrégulièrement représentée serait fondée, le cas échéant, à demander la nullité du contrat ; elle pourrait toutefois se heurter à la théorie du mandat apparent opposée par le co-contractant.
Sort des licenciements passés en vertu d’une délégation de pouvoirs irrégulière
En matière de licenciement, le Code du travail vise expressément l’employeur comme responsable de la procédure de licenciement (convocation à l’entretien préalable au licenciement, la conduite de l’entretien, mais encore la notification et la signature de la lettre de licenciement au salarié). Toutefois, la jurisprudence admet que l’employeur puisse se faire représenter par un salarié de l’entreprise ayant reçu une délégation de pouvoirs. Pour autant, une délégation de pouvoirs irrégulière sur la base de laquelle un licenciement aurait été prononcé aura pour effet de rendre le licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Sort des actions en justice menées en vertu d’une délégation de pouvoirs irrégulière
L’absence de délégation affecte d’une irrégularité de fond l’acte de procédure accompli par un simple préposé, dépourvu de délégation de pouvoirs, au nom de la société. Le défaut de délégation est insusceptible de ratification, sauf cas spécifiques
Avocats d’affaires
Les avocats du cabinet Billand & Messié vous assistent dans la mise en place de vos délégations et, plus généralement, dans la rédaction des contrats conclus par votre entreprise. Une première analyse du dossier ainsi qu’un devis sont systématiquement offerts.
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